Paljonko Microsoft 365 maksaa yritykselle? Microsoftin sivuilla komeileva kuukausihinta on vasta alkua. Kokemuksemme mukaan todellinen Microsoft 365 hinta muodostuu paljon muustakin kuin pelkästä lisenssistä. Se on investointi, jonka kulut ja hyödyt selviävät vasta, kun koko paketti on selvillä.
Me DataSkylla olemme tehneet lukemattomia M365-käyttöönottoja ja hallinnoimme kymmenien yritysten ympäristöjä. Siksi avaamme nyt rehellisesti, mistä kustannukset todellisuudessa koostuvat. Tämän oppaan avulla teet paremman ja perustellumman päätöksen.
Virallinen hinnasto: Mitä M365-lisenssit maksavat ja sisältävät?
Microsoft 365 on kokonaisvaltainen paketti, joka sisältää sähköpostin, Office-työkalut (Word, Excel, PowerPoint), Teams-viestintäalustan ja pilvitallennustilaa (OneDrive, SharePoint). PK-yrityksille suunnatut lisenssit jakautuvat kolmeen pääryhmään.
Alle on koottu yleisimmät paketit, joita asiakkaamme käyttävät. Hinnat ovat suuntaa-antavia, mutta ne antavat hyvän kuvan tasoeroista.
| Paketti | Hinta (noin) | Keskeiset ominaisuudet | Kenelle sopii? |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | n. 5,20 €/kk/käyttäjä | Vain selain- ja mobiiliversiot Office-sovelluksista, Teams, sähköposti, OneDrive-tallennustila. | Yritykselle, jonka työntekijät tarvitsevat vain sähköpostin ja perusyhteistyökalut, eivätkä työpöytäsovelluksia. |
| Microsoft 365 Business Standard | n. 10,80 €/kk/käyttäjä | Kaikki Basic-paketin ominaisuudet SEKÄ ladattavat Office-työpöytäsovellukset (Word, Excel, jne.). | Yleisin valinta. Sopii lähes kaikille, jotka tekevät aktiivista tietotyötä ja tarvitsevat tutut Office-ohjelmat koneelleen. |
| Microsoft 365 Business Premium | n. 19,10 €/kk/käyttäjä | Kaikki Standard-paketin ominaisuudet SEKÄ edistyneet tietoturva- ja laitehallintaominaisuudet (Intune, Defender for Business). | Yritykselle, joka ottaa tietoturvan vakavasti. Suosittelemme tätä lähes poikkeuksetta kaikille uusille asiakkaillemme. |
Business Standard on ollut vuosia se perinteinen oletusvalinta, ja se on edelleen pätevä paketti. Nykypäivän kyberuhkien myötä Business Premium on kuitenkin noussut vahvaksi suositukseksemme. Sen sisältämät tietoturvatyökalut tarjoavat suojan, jonka hankkiminen erillisinä palveluina tulisi huomattavasti kalliimmaksi.
Piilokulut: Mitä Microsoftin hinnasto ei kerro?
Pelkkien lisenssien ostaminen on kuin ostaisi auton ilman polttoainetta, vakuutusta tai ajokoulutusta. Se ei vielä liikuta yrityksesi toimintaa eteenpäin. Todelliset kustannukset ja työ syntyvät näistä:
1. Käyttöönotto ja migraatio – kuka siirtää vanhan datan?
Käyttöönotto on usein ensimmäinen ja suurin yksittäinen kuluerä, sillä harva yritys aloittaa nollasta. Teillä on todennäköisesti sähköposteja vanhassa järjestelmässä ja tiedostoja verkkolevyllä tai Googlen palveluissa. Ne kaikki on siirrettävä uuteen ympäristöön hallitusti ja turvallisesti.
Datan siirtoprojekti vaatii asiantuntemusta, jotta tiedot eivät katoa, käyttökatkot pysyvät minimissä ja kaikki toimii heti siirron jälkeen. Yleisin virhe on yrittää siirtoa itse ilman kokemusta – lopputuloksena on usein kadonneita sähköposteja, sekavia tiedostorakenteita ja turhautuneita työntekijöitä.
Käytännön esimerkki: 15 hengen asiantuntijayrityksen sähköpostien ja tiedostojen siirto vanhalta palvelimelta Microsoft 365:een vaatii tyypillisesti 15–25 tuntia asiantuntijatyötä. Kertaluontoinen kustannus on yleensä 1500–3000 euroa projektin laajuudesta riippuen.
2. Ylläpito ja tuki – mitä kun jokin menee pieleen?
Microsoft 365 ei ole ”asenna ja unohda” -palvelu. Kuka perustaa tunnukset uudelle työntekijälle? Kuka poistaa lähteneen käyttöoikeudet ja arkistoi datan? Kuka auttaa, kun Outlook ei lähetä sähköpostia tai Teams-kokous ei käynnisty?
Microsoftin oma tuki on usein hidasta ja suunnattu teknisille asiantuntijoille, ei tavallisille käyttäjille. Pienissä arjen ongelmissa tarvitset kumppanin, joka vastaa puhelimeen heti ja puhuu suomea.
Jatkuva ylläpito ja käyttäjätuki ovat palvelu, jonka me DataSkylla paketoimme selkeäksi, kuukausimaksulliseksi IT-tukipaketiksi. Se takaa arjen sujuvuuden ja ongelmien nopean ratkaisun ilman yllättäviä tuntiveloituksia.
3. Tietoturva – onko peruspaketti riittävä?
Business Premium -paketti on jo hyvä askel kohti parempaa tietoturvaa. Se sisältää työkaluja sähköpostin tietojenkalastelua ja haittaohjelmia vastaan sekä mahdollistaa yrityksen laitteiden hallinnan.
Työkalut ovat kuitenkin vain työkaluja. Ne pitää osata ottaa käyttöön ja määrittää oikein. Pelkkä lisenssin osto ei automaattisesti turvaa yritystäsi. Kuka valvoo tietoturvalokeja, reagoi hälytyksiin ja varmistaa, että suojaukset ovat ajan tasalla?
Kokemuksemme mukaan paras suoja syntyy kerroksista. Vaikka M365 Business Premium on erinomainen perusta, täydennämme sitä asiakkaillamme usein esimerkiksi WithSecuren kaltaisilla edistyneillä päätelaitesuojauksilla ja valvontapalveluilla. Näin varmistetaan kattava suoja.
4. Varmuuskopiointi – suurin ja vaarallisin harhaluulo
Tämä on niin tärkeä asia, että sanomme sen suoraan: Microsoft 365 EI sisällä kunnollista varmuuskopiointia.
Microsoft toimii jaetun vastuun periaatteella. He vastaavat palvelun saatavuudesta, mutta sinä asiakkaana vastaat omasta datastasi. Jos työntekijä poistaa vahingossa tärkeän kansion, kiristyshaittaohjelma salaa tiedostosi tai entinen työntekijä tuhoaa datansa, Microsoft ei palauta sitä sinulle.
Roskakorin 30–90 päivän säilytysaika ei ole varmuuskopio. Se on vain pieni turvaverkko.
Siksi suosittelemme ja vaadimme lähes poikkeuksetta kaikilta asiakkailtamme erillisen kolmannen osapuolen varmuuskopiointipalvelun. Se kopioi kaiken datasi – sähköpostit, OneDriven tiedostot, SharePoint-sivustot ja Teams-keskustelut – päivittäin turvalliseen, erilliseen sijaintiin. Kustannus on pieni, tyypillisesti 3–5 euroa käyttäjää kohden kuukaudessa, mutta se on paras vakuutus katastrofin varalle.
Esimerkkilaskelma: 10 hengen yrityksen todelliset kulut
Konkretisoidaan asia laskuesimerkillä. Kuvitellaan 10 hengen konsulttitoimisto, joka siirtyy käyttämään Microsoft 365:tä.
1. Kertaluontoiset kulut:
- Käyttöönotto ja migraatio: Sähköpostien ja 500 Gt tiedostojen siirto. Työmäärä noin 15 tuntia. Kustannus: n. 1800 €
2. Kuukausittaiset kulut:
- Lisenssit: Valitaan tietoturvasyistä Business Premium. 10 x 19,10 € = 191 €/kk
- Varmuuskopiointi: Kolmannen osapuolen palvelu. 10 x 4 € = 40 €/kk
- Ylläpito ja IT-tuki: Ulkoistettu IT-kumppanille (kuten DataSky). Sisältää käyttäjähallinnan, jatkuvan tuen, tietoturvan valvonnan ja laitehallinnan. Kustannus: n. 350 €/kk
Yhteenveto:
- Aloituskustannus: 1800 €
- Kuukausittainen kokonaiskustannus: 191 € + 40 € + 350 € = 581 €/kk
Kuten huomaat, pelkkä lisenssihinta (191 €/kk) on vain noin kolmasosa todellisista kuukausikuluista. Laskelma antaa rehellisen ja realistisen kuvan kokonaisuudesta. Se on ennakoitava hinta toimivasta, turvallisesta ja tuetusta IT-ympäristöstä.
Suosituksemme: Valitse kumppani, älä vain tuotetta
Microsoft 365 on maailmanluokan työkalu, mutta sen arvo syntyy siitä, miten se otetaan käyttöön, miten sitä hallinnoidaan ja miten se tukee liiketoimintaasi. Voit yrittää koota palapelin itse ostamalla lisenssit yhdestä paikasta, tuen toisesta ja varmuuskopioinnin kolmannesta, mutta se on tehotonta ja riskialtista.
Meidän mielestämme yrityksen kannattaa keskittyä omaan ydinliiketoimintaansa. Sen sijaan, että selvittäisit itse migraation, tietoturvan ja ylläpidon kiemuroita, anna asiantuntijan hoitaa ne puolestasi.
Me DataSkylla tarjoamme Microsoft 365 -palvelut kokonaisuutena. Hoidamme suunnittelun, käyttöönoton, datan siirron, jatkuvan ylläpidon, tietoturvan sekä käyttäjien opastuksen. Saat yhdeltä luukulta kaiken tarvittavan, selkeällä kuukausihinnalla ja nimetyn yhteyshenkilön, joka tuntee yrityksesi. Tämä vapauttaa aikasi tuottavampaan työhön ja takaa mielenrauhan.
Usein kysytyt kysymykset
Voinko ostaa lisenssit suoraan Microsoftilta ja tuen teiltä?
Kyllä, se on teknisesti mahdollista. Suosittelemme kuitenkin hankkimaan kaiken yhden kumppanin kautta. Kun lisenssit, tuki ja ylläpito ovat samassa paketissa, vastuunjako on selkeä ja asiointi helpottuu huomattavasti. Usein kokonaisuus tulee myös edullisemmaksi, kun palvelut on paketoitu järkevästi. Me hoidamme kaiken puolestasi, mukaan lukien yhteydenpidon Microsoftiin.
Mikä M365-paketti on yleisin pienyrityksillä?
Perinteisesti Microsoft 365 Business Standard on ollut suosituin, koska se sisältää tutut työpöytäsovellukset. Viime aikoina olemme kuitenkin suositelleet lähes kaikille asiakkaillemme Microsoft 365 Business Premium -pakettia. Sen sisältämät edistyneet tietoturvaominaisuudet ovat nykypäivän uhkaympäristössä lähes välttämättömiä, ja niiden arvo ylittää selvästi hintaeron.
Kuinka kauan sähköpostien siirto kestää?
Aika riippuu täysin datan määrästä, käyttäjien lukumäärästä ja lähdejärjestelmästä. Pienen, noin 10 hengen yrityksen perustason migraation toteutamme usein niin, että varsinainen siirto tehdään viikonlopun aikana käyttökatkon minimoimiseksi. Koko projekti suunnittelusta jälkitöihin kestää tyypillisesti viikosta kolmeen viikkoon.
Eikö Microsoft 365:n oma tietoturva riitä?
Se on erinomainen perusta, erityisesti Business Premium -paketissa, mutta se ei ole automaattinen ratkaisu. Työkalut vaativat ammattitaitoista konfigurointia, jatkuvaa valvontaa ja reagointia mahdollisiin hälytyksiin. Lisäksi suosittelemme aina kerroksellista tietoturvaa, jossa M365:n suojauksia täydennetään esimerkiksi erillisellä päätelaitteiden suojauksella ja valvonnalla. Näin saadaan kattavin suoja uhkia vastaan.
Mitä eroa on M365:llä ja Office 365:llä?
Käytännössä Microsoft on uudelleenbrändännyt vanhat Office 365 -paketit Microsoft 365 -nimikkeen alle ja lisännyt niihin enemmän ominaisuuksia, erityisesti tietoturvaan ja laitehallintaan liittyen. Nykyään, kun puhutaan uusista yrityspaketeista, tarkoitetaan lähes aina Microsoft 365:tä. Se on moderni ja laajempi versio vanhasta tutusta Office-paketista.