"Kumpi Office-paketti meidän kannattaisi valita?" Tämän kysymyksen kuulemme DataSkylla melkein joka viikko. Eikä ihme. Microsoftin lisenssiviidakko on tunnetusti monimutkainen, ja kahden suosituimman paketin, Business Basicin ja Business Standardin, erot eivät ole heti selvät.
Valinta ei ole kuitenkaan pelkkä hintakysymys. Se on päätös, joka vaikuttaa suoraan työntekijöiden arjen sujuvuuteen – ja siihen, menevätkö hermot kireällä Excel-väännöllä vai sujuuko työ kuin tanssi. Väärä lisenssi on varma tie tehottomuuteen, kun työkalut eivät vastaakaan tarpeita. Tässä oppaassa puramme paketit auki ja vertaamme niitä käytännön työn näkökulmasta, emme markkinointikalvojen.
Käymme läpi, kenelle Microsoft 365 Business Basic riittää ja milloin Business Standardiin panostaminen on ainoa järkevä ratkaisu. Selvennyksenä mainittakoon, että Microsoftilla on myös kuluttajille suunnattu Microsoft 365 Basic, mutta tässä keskitymme sen yrityksille tarkoitettuihin serkkuihin.
Mikä on Microsoft 365 Business Basic? Kenelle se sopii?
Microsoft 365 Business Basic on porttisi Microsoftin pilvipalveluihin. Se on suunniteltu kevyempään käyttöön ja liikkuvaan työhön – perustyökalupakki, joka kulkee aina mukanasi.
Mitä se sisältää:
- Ammattimainen sähköposti: Saat yrityksen omalla verkkotunnuksella varustetun sähköpostin (esim. etunimi.sukunimi@yrityksesi.fi) ja 50 gigatavun postilaatikon.
- Pilvitallennustila: Jokainen käyttäjä saa teratavun (1 Tt) verran OneDrive-pilvitallennustilaa. Se on valtava määrä tilaa asiakirjoille ja muille tiedostoille.
- Teams: Yhteistyöalusta tiimin viestintään, verkkopalavereihin ja tiedostojen jakoon.
- Office-sovellukset selaimessa ja mobiilissa: Tässä piilee paketin suurin ero. Saat käyttöösi Wordin, Excelin ja PowerPointin selain- ja mobiiliversiot. Et siis voi asentaa niitä perinteiseen tapaan työpöydällesi.
Kokemuksemme mukaan Business Basic on nappivalinta työntekijöille, jotka ovat jatkuvasti liikkeellä ja käyttävät enimmäkseen puhelinta tai tablettia. Esimerkiksi myyjät, kuljettajat tai kentällä työskentelevät asentajat pärjäävät tällä mainiosti. He voivat lukea sähköposteja, osallistua Teams-palavereihin ja tarkastella tiedostoja ilman raskaita työpöytäsovelluksia.
Business Basic on myös hyvä vaihtoehto aloittavalle yritykselle, jolla on tiukka budjetti ja jonka tärkein tavoite on saada sähköposti ja viestintä kuntoon. Se on nopea ja kustannustehokas tapa hoitaa perusasiat.
Entä Microsoft 365 Business Standard? Mitä sillä saa lisää?
Microsoft 365 Business Standard on se paketti, jonka useimmat mieltävät perinteiseksi Officeksi. Se sisältää kaiken saman kuin Business Basic, mutta lisää peliin yhden ratkaisevan elementin.
Tärkein ero: Asennettavat työpöytäsovellukset
Business Standard -lisenssillä saat täydet, tietokoneelle asennettavat versiot tutuista Office-sovelluksista: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher (vain PC) ja Access (vain PC). Voit asentaa ohjelmat jopa viiteen eri tietokoneeseen (PC tai Mac) yhdellä lisenssillä.
Tämä on valtava ero käytettävyydessä. Vaikka selainversiot ovat kehittyneet huimasti, ne ovat yhä karsittuja versioita. Monimutkaisten Excel-taulukoiden pyörittäminen, isojen Word-asiakirjojen muotoilu tai näyttävien PowerPoint-esitysten rakentaminen on yksinkertaisesti tehokkaampaa ja miellyttävämpää työpöytäsovelluksilla.
Business Standard onkin oletusvalinta kaikille tietotyöläisille. Jos työntekijäsi istuu päivittäin koneen ääressä ja tuottaa sisältöä – olipa kyse tarjouksista, raporteista, analyyseista tai esityksistä – Business Standard on oikea työkalu. Se takaa parhaan suorituskyvyn, kaikki ominaisuudet ja saumattoman yhteensopivuuden eri tiedostomuotojen kanssa.
Hinta vs. Arvo: Pelkkä kustannus ei kerro kaikkea
Lisenssejä vertaillessa katse kiinnittyy helposti kuukausihintaan. Hintaero Business Basicin ja Business Standardin välillä on tyypillisesti vain muutamia euroja kuukaudessa per käyttäjä. Tämä pieni säästö voi kuitenkin tulla yllättävän kalliiksi.
| Ominaisuus | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard |
|---|---|---|
| Sähköposti ja kalenteri | Kyllä (50 Gt postilaatikko) | Kyllä (50 Gt postilaatikko) |
| Pilvitallennus (OneDrive) | Kyllä (1 Tt/käyttäjä) | Kyllä (1 Tt/käyttäjä) |
| Microsoft Teams | Kyllä | Kyllä |
| Office-sovellukset (selain/mobiili) | Kyllä | Kyllä |
| Office-sovellukset (työpöytä) | Ei | Kyllä |
| Hinta/käyttäjä/kk | Edullisempi kuukausihinta | Korkeampi kuukausihinta |
Tyypillinen virhe on yrittää säästää tämä muutama euro ja antaa asiantuntijatyötä tekevälle liian kevyet työkalut. Olemme nähneet, kuinka työntekijä yrittää turhautuneena vääntää monimutkaista Excel-raporttia selainversiossa, koska työpöytäsovellusta ei ole. Tähän hukattu työaika ja menetetty tehokkuus maksavat pienen säästön moninkertaisesti takaisin jo yhdessä kuukaudessa.
Ajattele asiaa näin: antaisitko kirvesmiehelle työkaluksi pelkän linkkuveitsen? Et tietenkään. Sama logiikka pätee tietotyöhön. Oikeat työkalut ovat tuottavuuden perusta.
Miten DataSky auttaa? Lisenssien hallinta ja tietoturva
Oikean lisenssin valinta on vasta ensimmäinen askel. Me DataSkylla emme vain myy lisenssejä, vaan toimimme kumppanina koko IT-ympäristön hallinnassa. Autamme asiakkaitamme optimoimaan lisenssikustannukset ilman, että tuottavuus kärsii.
Käytännössä tämä tarkoittaa lisenssien fiksusti yhdistelyä. Kaikilla yrityksen työntekijöillä ei tarvitse olla samaa lisenssiä. Kartoitamme yhdessä eri käyttäjäroolien tarpeet ja hankimme Business Basic -lisenssit liikkuvaa työtä tekeville ja Business Standard -lisenssit toimistolla työskenteleville asiantuntijoille. Tämä on kustannustehokasta hallintaa.
On myös tärkeää muistaa, että Microsoft 365 on vain osa kokonaisuutta. Vaikka Microsoftin pilvipalvelut ovat lähtökohtaisesti tietoturvallisia, ne eivät yksinään kata kaikkia yrityksen tietoturvatarpeita. Microsoft vastaa pilvipalvelunsa infrastruktuurin turvallisuudesta, mutta yrityksen vastuulle jää datan, käyttäjien ja laitteiden suojaaminen. Me täydennämme M365-ympäristöä esimerkiksi WithSecuren edistyneellä päätelaitesuojauksella, palomuuriratkaisuilla ja kattavilla varmistuksilla. Varmistamme, että koko paketti toimii saumattomasti yhteen ja yrityksesi tärkein omaisuus – data – on turvassa.
Yhteenveto: Kumpi siis kannattaa valita?
Päätös on lopulta melko suoraviivainen, kun sen purkaa käyttäjän tarpeisiin.
Valitse Microsoft 365 Business Basic, jos:
- Käyttäjä on pääasiassa tien päällä ja käyttää sähköpostia ja Teamsia puhelimella tai tabletilla.
- Työnkuvaan ei kuulu laajojen asiakirjojen, laskelmien tai esitysten tuottamista.
- Rooliin riittää tiedostojen tarkastelu ja kevyt kommentointi.
Valitse Microsoft 365 Business Standard, jos:
- Käyttäjä työskentelee päivittäin tietokoneella.
- Työhön kuuluu olennaisesti Word-, Excel- tai PowerPoint-tiedostojen luomista ja muokkaamista.
- Haluat varmistaa parhaan mahdollisen työtehon ja yhteensopivuuden ilman kompromisseja.
Suosittelemme aina panostamaan Business Standard -lisenssiin, jos olet vähänkään epävarma. Se pieni lisäkustannus maksaa itsensä takaisin parempana tuottavuutena ja vähäisempänä turhautumisena. Oikeiden työkalujen antaminen tiimillesi on yksi parhaista investoinneista, jonka voit tehdä.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko Business Basic- ja Business Standard -lisenssejä käyttää samassa yrityksessä?
Kyllä voi, ja se on jopa erittäin suositeltavaa. Se on tehokkain tapa optimoida kustannuksia. Autamme mielellämme kartoittamaan eri roolien tarpeet ja rakentamaan yrityksellenne sopivan yhdistelmän lisenssejä. Näin ette maksa turhasta, mutta kaikilla on tarvittavat työkalut.
Sisältyykö sähköpostien siirto palveluun?
Kyllä. Kun otat Microsoft 365 -ympäristön käyttöön kauttamme, hoidamme vanhojen sähköpostien siirron osana projektia. Varmistamme, että siirtymä on mahdollisimman sujuva, yhtään viestiä ei huku matkalle ja käyttökatko pysyy minimaalisena. Homma hoituu.
Onko Microsoft 365 Business Basic tietoturvallinen?
Business Basic tarjoaa hyvän perustason tietoturvan. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, että se on vain yksi osa yrityksen kokonaistietoturvaa. Microsoft vastaa pilvipalvelunsa turvallisuudesta, mutta yrityksen vastuulle jää datan ja käyttäjien suojaaminen. Siksi suosittelemme aina täydentämään suojaa esimerkiksi erillisellä päätelaitesuojauksella ja säännöllisillä varmistuksilla.
Mitä tapahtuu, jos tarvitsenkin myöhemmin Business Standard -version?
Lisenssin päivittäminen Business Basicista Business Standardiin onnistuu helposti. Muutos tehdään hallintaportaalin kautta, ja se astuu voimaan nopeasti. Jos toimimme IT-kumppaninne, hoidamme päivityksen puolestanne, jolloin käyttäjä saa tehokkaammat työkalut käyttöönsä ilman turhaa vaivaa.
Riittääkö 1 Tt OneDrive-tallennustila?
Kyllä, ylivoimaiselle enemmistölle käyttäjistä teratavun henkilökohtainen tallennustila on valtava määrä ja riittää vuosikausiksi. Se on tarkoitettu käyttäjän omien työtiedostojen säilytykseen. Yrityksen yhteisiä tiedostoja varten käytetään Microsoft 365 -pakettiin kuuluvaa SharePoint-palvelua, joka tarjoaa keskitetyn ja hallitun tavan tallentaa ja jakaa dataa tiimien kesken.