Kun ilmoitus täydestä OneDrive for Business -tallennustilasta ilmestyy, ensimmäinen reaktio on usein turhautuminen ja suurimpien tiedostojen paniikinomainen metsästys. Todellinen syy on usein tilanpuutteen sijaan väärä tapa käyttää työkalua. Yrityksen data ei kuulu kokonaisuudessaan yhden käyttäjän henkilökohtaiseen OneDriveen, ja tämän periaatteen ymmärtäminen ratkaisee ongelman pysyvästi.

Ennen kuin pyydät IT-tukea kasvattamaan tallennuskiintiötäsi, käy läpi nämä kolme vaihetta. Nämä vaiheet vapauttavat tilaa ja parantavat koko tiimisi tiedonhallintaa ja tietoturvaa.

1. Paikanna todelliset tilasyöpöt – Älä arvaile

Tilan vapauttaminen alkaa aina selvittämällä, mihin se kuluu. Suurimpien tiedostojen manuaalinen etsiminen kansiorakenteesta on tehotonta. Onedrivessa on sisäänrakennettu työkalu, joka tekee työn puolestasi.

Toimi näin:

1. Avaa OneDrive selaimessa (älä käytä tietokoneen resurssienhallintaa).
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta rataskuvaketta (Asetukset) ja valitse "OneDriven asetukset".
3. Valitse vasemmasta valikosta "Lisää asetuksia" ja sen jälkeen "Tallennustilan mittarit".

Saat eteesi listan kaikista kansioistasi ja näet heti, mitkä niistä vievät eniten tilaa. Tämä näkymä paljastaa usein yllätyksiä. Suurimmat syylliset eivät välttämättä ole yksittäisiä videotiedostoja, vaan kansioita, jotka sisältävät tuhansia pieniä tiedostoja tai dokumentteja, joilla on valtava versiohistoria.

Tarkista nämä kaksi piilossa olevaa tilasyöppöä:

• Roskakori: Poistetut tiedostot eivät poistu heti lopullisesti. Ne siirtyvät ensin roskakoriin, jossa ne vievät edelleen tallennustilaasi. Tyhjennä roskakori. Muista myös, että järjestelmänvalvojalla on pääsy vielä toisen vaiheen roskakoriin, joten tiedostot eivät katoa välittömästi vahingossakaan.
• Versiohistoria: Tästä lisää myöhemmin, mutta jo tässä vaiheessa on hyvä ymmärtää, että yksittäinen 50 megatavun PowerPoint-tiedosto voi viedä levyltä 500 megatavua, jos siitä on tallennettu kymmenen versiota.

2. Siirrä, älä tuhoa: OneDrive on työpöytäsi, SharePoint on arkistokaappi

Yleisin syy täyttyvään OneDriveen on väärinkäsitys sen roolista. OneDrive for Business on tarkoitettu henkilökohtaisille työtiedostoillesi – niille, jotka ovat aktiivisessa työstössä. Se on sinun digitaalinen työpöytäsi.

Kun projekti valmistuu tai tiedostot muuttuvat koko tiimin yhteiseksi omaisuudeksi, niiden oikea paikka on SharePoint-sivuston dokumenttikirjasto. Se on yrityksen yhteinen arkistokaappi ja projektitila.

Miksi tämä on parempi tapa?

• Vapauttaa henkilökohtaista tilaa: Kun siirrät 100 Gt vanhoja projektitiedostoja SharePointiin, saat 100 Gt tilaa takaisin omaan OneDriveesi.
• Parantaa tiedon saatavuutta: Tieto ei ole enää yhden henkilön takana. Jos työntekijä lähtee yrityksestä, tiedostot säilyvät turvallisesti tiimin yhteisessä tilassa, eivätkä ne katoa käyttäjätilin mukana.
• Selkeyttää vastuita: Kaikki tiimin jäsenet voivat tietää, mistä viralliset ja valmiit dokumentit löytyvät. Tämä voi vähentää väärien versioiden käyttöä ja sekaannusta.

Älä siis poista vanhoja projektikansioita. Siirrä ne organisaation Microsoft 365 -ympäristön oikeaan paikkaan eli tiimin SharePoint-sivustolle. Jos tiimilläsi ei ole omaa sivustoa, nyt on korkea aika pyytää sellainen IT-tuelta.

3. Kesytä versiohistoria ja synkronointiasetukset

Jos tallennustilasi on edelleen täynnä siivouksen jälkeen, ongelma on todennäköisesti syvemmällä – tavoissa, joilla OneDrive tallentaa ja synkronoi tiedostoja.

Hallitse versiohistoriaa

OneDrive tallentaa automaattisesti useita versioita muokkaamistasi Office-tiedostoista. Tämä on pelastus, jos sinun tarvitsee palata vanhempaan versioon, mutta se voi myös kuluttaa merkittävästi tallennustilaa. Jos muokkaat usein suurta Excel-raporttia tai graafisesti raskasta esitystä, versioiden määrä voi räjähtää käsiin.

Voit tarkastella ja poistaa yksittäisen tiedoston vanhoja versioita:

1. Etsi tiedosto OneDrivessa selaimella.
2. Klikkaa tiedoston nimen vierestä kolmea pistettä (…).
3. Valitse "Versiohistoria".
4. Näet listan kaikista tallennetuista versioista ja niiden koosta. Voit poistaa tarpeettomia vanhoja versioita yksitellen.

Järjestelmänvalvoja voi myös asettaa koko organisaatiolle rajan sille, kuinka monta versiota tiedostoista oletuksena säilytetään. Oikein määritettynä tämä asetus voi säästää merkittävästi tallennustilaa koko yrityksessä ilman, että käyttäjien tarvitsee tehdä mitään.

Käytä pikakuvakkeita synkronoinnin sijaan

Monet käyttäjät synkronoivat SharePoint-dokumenttikirjastoja omalle koneelleen "Synkronoi"-painikkeella. Tämä luo paikallisen kopion kaikista tiedostoista ja voi kuluttaa sekä paikallista levytilaa että sekoittaa OneDriven tallennuskiintiötä.

Modernimpi ja tilaa säästävämpi tapa on käyttää "Lisää pikakuvake Omiin tiedostoihin" -toimintoa. Se luo OneDriveesi ainoastaan linkin SharePoint-kansioon. Pääset käsiksi tiedostoihin aivan kuten ennenkin, mutta ne eivät fyysisesti vie tilaa henkilökohtaisesta kiintiöstäsi. Tämä on muutos, jolla voi olla suuri vaikutus, kun työskennellään useiden jaettujen kirjastojen kanssa.

Kun nämä toimet on tehty, OneDrive-tallennustila on todennäköisesti jälleen reilusti plussan puolella. Samalla olet ottanut harppauksen kohti parempaa ja turvallisempaa pilvipalveluiden käyttöä koko organisaatiossa.