Useimmat yritykset käyttävät Microsoft 365 -lisenssistään vain murto-osaa. Outlook, Word, Excel ja Teams ovat päivittäisessä käytössä, mutta samalla kuukausimaksulla saisi käyttöönsä kymmeniä muita työkaluja, jotka on suunniteltu ratkaisemaan yleisiä liiketoiminnan haasteita. Moni päätyy ostamaan erillisiä sovelluksia ongelmiin, joihin ratkaisu olisi jo olemassa omassa M365-paketissa.

Kyse ei ole monimutkaisista erikoisohjelmistoista, vaan yksinkertaisista työkaluista, jotka tehostavat sisäistä viestintää, tiedonkeruuta ja ajanhallintaa. Tässä on kolme sovellusta, jotka sisältyvät useimpiin Microsoft 365 Business -paketteihin ja jotka voivat parantaa tiimisi tuottavuutta välittömästi.

1. Microsoft Planner – Lopeta tehtävien jahtaaminen sähköpostitse

Ongelma: Projektin tai tiimin tehtävät ovat hajallaan sähköposteissa, muistilehtiöissä ja palaverimuistioissa. Kokonaiskuvan saaminen siitä, kuka tekee mitäkin ja missä aikataulussa, on lähes mahdotonta. Tämä johtaa jatkuvaan kyselyyn, päällekkäiseen työhön ja unohtuneisiin vastuisiin.

Ratkaisu: Microsoft Planner on kevyt ja visuaalinen tehtävienhallintatyökalu, joka toimii kuin digitaalinen kanban-taulu. Se keskittää kaikki tiimin tehtävät yhteen paikkaan, jossa jokainen näkee omat ja muiden vastuut yhdellä silmäyksellä.

Näin se toimii käytännössä:

1. Luo suunnitelma: Jokaiselle projektille, kampanjalle tai jatkuvalle tiimityölle luodaan oma suunnitelmansa.
2. Jaa osiin (säilöt): Suunnitelma jaetaan sarakkeisiin eli "säilöihin", jotka voivat kuvata työn vaiheita (esim. "Suunnittelu", "Työn alla", "Valmis") tai vastuualueita.
3. Lisää tehtävät: Jokaiseen sarakkeeseen luodaan tehtäväkortteja. Kortille voi antaa nimen, kuvauksen, määräpäivän, tarkistuslistan ja vastuuhenkilön. Liitteiden ja kommenttien lisääminen onnistuu myös.

Suurin hyöty on selkeys. Kun markkinointitiimin kampanjasuunnitelma on Plannerissa, ei tarvitse enää kysellä sähköpostitse, onko some-postaukset jo tehty tai kuka vastaa esitteen oikoluvusta. Planner integroituu saumattomasti Microsoft Teamsiin, joten voit lisätä tiimin projektitaulun suoraan välilehdeksi keskustelukanavalle. Tällöin tehtävät ja niihin liittyvä viestintä pysyvät samassa paikassa.

Vaikka Planner on erinomainen päivittäiseen tehtävienhallintaan, vaativampaan projektinhallintaan on olemassa järeämpiäkin työkaluja. Jos projektisi sisältää monimutkaisia riippuvuuksia ja resurssienhallintaa, kannattaa tutustua Microsoft Projectin ja Excelin eroihin.

2. Microsoft Forms – Kerää tietoa ilman manuaalista kopiointia

Ongelma: Tietojen kerääminen henkilöstöltä tai asiakkailta on usein manuaalista ja tehotonta. Lomatoiveiden kysely sähköpostitse, palautteen kerääminen Word-dokumentilla tai ilmoittautumisten hallinta Excel-listalla vaatii valtavasti käsityötä. Vastaukset pitää koota ja koostaa käsin, mikä on hidasta ja virhealtista.

Ratkaisu: Microsoft Forms on työkalu, jolla luot yksinkertaisia kyselyitä, palautelomakkeita ja ilmoittautumisia minuuteissa. Sen avulla voit automatisoida koko tiedonkeruuprosessin.

Käyttö on suoraviivaista:

1. Luo lomake: Valitse kysymystyypit (monivalinta, avoin teksti, arviointiasteikko, päivämäärä) ja rakenna lomake.
2. Jaa linkki: Lähetä vastaajille linkki lomakkeeseen sähköpostitse, Teamsissa tai upota se verkkosivulle.
3. Analysoi tulokset: Forms kokoaa vastaukset reaaliaikaisesti ja luo niistä automaattisesti selkeitä yhteenvetokaavioita. Halutessasi voit viedä kaikki vastaukset yhdellä napin painalluksella Exceliin jatkoanalyysiä varten (huomioithan, että Excel-vienti on hetkellinen kopio vastauksista).

Forms vapauttaa aikaa manuaalisesta kopioinnista ja antaa välittömän yleiskuvan tuloksista. Sitä voi käyttää esimerkiksi työtyytyväisyyskyselyihin, tapahtumailmoittautumisiin tai IT-tukipyyntöjen esikartoitukseen. Lisäksi, koska Forms on osa Microsoft 365 -ympäristöä, kerätty data pysyy organisaation sisällä. Tämä on merkittävä etu verrattuna ulkopuolisiin ilmaistyökaluihin, joiden tietoturvakäytännöistä ei aina ole takeita. Microsoft 365:n tietoturva onkin asia, johon kannattaa perehtyä huolella.

Lisää vinkkejä työkalun hyödyntämiseen löydät artikkelista Microsoft Forms yrityskäytössä.

3. Microsoft Bookings – Anna asiakkaan varata aika suoraan kalenteriisi

Ongelma: Asiakastapaamisten tai jopa sisäisten palaverien sopiminen vaatii usein turhauttavaa sähköpostirumbaa. "Sopiiko tiistai klo 14?" "Ei, silloin on jo meno. Entä keskiviikkona aamupäivällä?" Tämä edestakainen viestittely vie kaikkien aikaa ja antaa epäammattimaisen kuvan.

Ratkaisu: Microsoft Bookings on ajanvaraussovellus, joka antaa asiakkaiden tai kollegoiden varata aikoja suoraan kalenteristasi sinulle sopivina hetkinä. Se poistaa tarpeen manuaaliselle aikataulutukselle kokonaan.

Näin se toimii:

1. Määritä palvelut ja saatavuus: Luot ajanvaraussivun, jossa määrittelet tarjoamasi "palvelut" (esim. "30 minuutin etäkonsultointi", "1 tunnin projektipalaveri") ja ajat, jolloin olet varattavissa.
2. Jaa varauslinkki: Asiakas saa linkin julkiselle varauskalenterillesi.
3. Asiakas varaa ajan: Bookings näyttää asiakkaalle vain ne ajat, jotka ovat oikeasti vapaina sinun Outlook-kalenterissasi. Asiakas valitsee sopivan ajan, täyttää tietonsa, ja varaus ilmestyy automaattisesti molempien kalentereihin – sisältäen valmiin Teams-kokouslinkin, jos Teams-kokousasetukset on otettu käyttöön Bookingsissa.

Bookings tehostaa ajankäyttöä, mutta ennen kaikkea se parantaa asiakaskokemusta. Se antaa asiakkaalle vapauden valita hänelle sopivin aika ilman viiveitä. Työkalu sopii erinomaisesti myyjille, konsulteille, asiantuntijoille ja asiakaspalveluun – kaikille, joiden työ vaatii säännöllistä tapaamisten sopimista.

Miten saat nämä työkalut oikeasti hyötykäyttöön?

Planner, Forms ja Bookings löytyvät valmiina useimmista Microsoft 365 -yrityslisensseistä, ja niiden peruskäyttö on helppo aloittaa. Pelkkä tekninen käyttöönotto ei kuitenkaan riitä. Todellinen hyöty syntyy, kun työkalut integroidaan osaksi tiimin vakiintuneita prosesseja ja kaikki ymmärtävät, miten ja miksi niitä käytetään.

Usein haasteena on vanhoista tavoista poisoppiminen ja uusien toimintamallien juurruttaminen. Tässä IT-kumppanin rooli korostuu. Asiantuntija osaa paitsi hoitaa teknisen käyttöönoton, myös auttaa tunnistamaan ne liiketoiminnan prosessit, joissa uusista työkaluista saadaan suurin hyöty irti. M365-ympäristön optimointi on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostuneena työnä ja vähentyneenä manuaalisena näpyttelynä.