Hakukonehaku ”hy office 365” vie usein Helsingin yliopiston sivuille. Meidän maailmassamme se tarkoittaa kuitenkin vain yhtä asiaa: hyvin hallittua Microsoft 365 -ympäristöä. Sanotaan se suoraan: pelkkien lisenssien ostaminen ja oletusasetuksiin luottaminen on paitsi tuottavuuden jarru, myös vakava tietoturvariski.

Oletusasetuksilla toimiva Microsoft 365 -ympäristö on kuin talo, jonka ovet ovat auki ja ikkunat selällään. Kuka tahansa voi kävellä sisään. Työntekijät saattavat vahingossa jakaa arkaluontoisia tietoja koko organisaatiolle tai jopa sen ulkopuolelle. Sähköpostin suojaukset ovat perustasoa, ja ilman monivaiheista tunnistautumista (MFA) yksikin salasanavuoto antaa hyökkääjälle avaimet käteen.

Olemme nähneet tämän liian monta kertaa. Yritys investoi tuhansia euroja ohjelmistoihin, mutta kukaan ei ehdi tai osaa virittää niitä kuntoon. Tuloksena on sotkuinen Teams, SharePoint-kansioiden viidakko ja turhautuneet käyttäjät. Se on puhdasta rahan haaskausta.

Miksi oletusasetukset eivät riitä?

Microsoft 365 on pirun tehokas työkalu, kun se on säädetty oikein. Ongelma on, että oletusasetukset on suunniteltu helpottamaan käyttöönottoa, ei takaamaan parasta mahdollista tietoturvaa tai tehokkuutta. Se on Microsoftin näkökulmasta loogista, mutta yrityksesi kannalta vaarallista.

Tässä karu totuus siitä, mitä saat paketista suoraan hyllyltä:

1. Avoimet jakamisasetukset: Oletuksena kuka tahansa käyttäjä voi jakaa tiedostoja ja kansioita kenelle tahansa toimivilla linkeillä. Tämä on suora reitti tietovuotoihin, kun joku jakaa vahingossa ”Vain sisäiseen käyttöön” -dokumentin julkisella linkillä.
2. Olematon tunnistautumisen valvonta: Vaikka Microsoft suosittelee monivaiheista tunnistautumista (MFA), sitä ei ole pakotettu päälle oletuksena. Yksi murrettu salasana voi antaa rikolliselle pääsyn yrityksen tietoihin.
3. Jäsentelemätön ympäristö: Ilman selkeää hallintamallia Teams-kanavien ja SharePoint-sivustojen määrä räjähtää käsiin. Tieto katoaa, versiohistoriat sekoittuvat ja yhteistyö muuttuu kaaokseksi. Kolmen kuukauden kuluttua kukaan ei enää löydä mitään.

Ajattele asiaa näin: et ostaisi tuotantolinjaa ja jättäisi sitä asentamatta ja säätämättä. Miksi tekisit niin digitaaliselle tuotantolinjallesi, joka käsittelee yrityksesi tärkeintä pääomaa – tietoa?

DataSkyn tapa: Strateginen optimointi, ei pelkkä asennus

Me emme myy sinulle pelkkiä lisenssejä, vaan huolehdimme, että saat niistä kaiken irti – turvallisesti ja tehokkaasti. Kokemuksemme sadoista asiakasympäristöistä on hionut prosessimme selkeäksi. Emme arvaile, vaan toimimme hyväksi havaituilla malleilla.

Vaihe 1: Kartoitus ja suunnitelma – Mitä oikeasti tarvitset?

Ensimmäiseksi pysähdymme ja mietimme. Emme ryntää asentamaan mitään, vaan analysoimme nykytilanteen ja liiketoimintasi tarpeet. Onko teillä kymmenen hengen tiimi vai sadan hengen organisaatio etätyöntekijöillä? Riittävätkö sähköposti ja perusohjelmat (Business Basic) vai tarvitaanko edistyneempiä tietoturva- ja hallintaominaisuuksia (Business Premium)?

Usein huomaamme, että asiakkaalla on vääriä tai liian kalliita lisenssejä. Oikean lisenssitason valinta on ensimmäinen säästö ja optimoinnin paikka. Tämän jälkeen luomme selkeän suunnitelman tietojen rakenteelle, ryhmille ja käyttöoikeuksille. Siitä tulee perusta, jonka päälle kaikki muu rakentuu.

Vaihe 2: Tietoturvan karkaisu – Rakennamme linnoituksen

Tämä on ydinosaamistamme. Emme tingi tietoturvasta. Kun perusrakenne on suunniteltu, alamme ”karkaista” ympäristöä. Käytännössä se tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:

• Monivaiheisen tunnistautumisen (MFA) käyttöönotto: Laitamme MFA:n päälle kaikille käyttäjille. Poikkeuksia ei tehdä.
• Ehdolliset pääsynhallintakäytännöt (Conditional Access): Määritämme säännöt sille, mistä ja millä laitteilla yrityksen dataan pääsee käsiksi. Voimme esimerkiksi estää kirjautumiset tunnetuista riskimaista tai vaatia lisävahvistusta, jos kirjautuminen tapahtuu tuntemattomasta verkosta.
• Sähköpostin suojausten kiristäminen: Viritämme roskapostin ja haittaohjelmien suodatuksen merkittävästi oletustasoa tehokkaammaksi.
• Tietovuotojen esto (DLP): Määritämme säännöt, jotka tunnistavat ja pyrkivät estämään esimerkiksi henkilötunnusten tai luottokorttinumeroiden lähettämisen organisaation ulkopuolelle.
• Integrointi WithSecure-ratkaisuihin: Voimme tehostaa suojausta entisestään liittämällä M365-ympäristön WithSecuren Collaboration Protection -palveluun, joka skannaa Teamsin ja SharePointin sisällön haitallisen materiaalin varalta reaaliaikaisesti.

Vaihe 3: Hallittu käyttöönotto ja jatkuva ylläpito

Kun linnoitus on pystyssä, siirrämme käyttäjät ja datan sisään. Hoidamme datamigraatiot vanhoista järjestelmistä, opastamme käyttäjiä ja huolehdimme, että siirtymä on mahdollisimman sujuva. Työmme ei kuitenkaan lopu siihen.

IT-ympäristö elää jatkuvasti. Uusia uhkia ilmenee ja liiketoiminnan tarpeet muuttuvat. Siksi tarjoamme jatkuvaa ylläpito- ja tukipalvelua. Osana 24/7-ylläpitoamme valvomme ympäristön tilaa, päivitämme tietoturva-asetuksia tarpeen mukaan ja autamme käyttäjiä päivittäisissä haasteissa. Jos työntekijän Teams ei toimi tai salasana on hukassa, meidän tukemme ratkaisee asian nopeasti.

”Hyvä Office 365” ei siis ole tuote, vaan palvelu. Se on kumppanuus, jossa asiantuntija huolehtii digitaalisen työympäristösi selustasta, jotta sinä voit keskittyä omaan liiketoimintaasi.

Älä tyydy oletusasetuksiin ja toivo parasta. Tehdään teidän Microsoft 365 -ympäristöstänne työkalu, joka aidosti tukee liiketoimintaanne, parantaa tuottavuutta ja auttaa pitämään tietonne turvassa. Ota yhteyttä, niin katsotaan, miten teidän pakettinne saadaan oikeasti töihin.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on Office 365:llä ja Microsoft 365:llä?

Microsoft 365 on laajempi paketti, joka sisältää perinteisen Office 365:n (Word, Excel, Teams jne.) lisäksi Windows-käyttöjärjestelmän lisenssin sekä edistyneempiä tietoturva- ja laitehallintaominaisuuksia. Nykyään puhutaan lähes aina Microsoft 365:stä, mutta vanha nimi elää sitkeästi ja termejä käytetään iloisesti sekaisin.

Tarvitsenko todella IT-kumppanin hallitsemaan M365:tä?

Jos yrityksessäsi ei ole omaa IT-asiantuntijaa, joka on erikoistunut Microsoftin pilvipalveluihin, vastaus on kyllä. Oikein viritetty ja ylläpidetty ympäristö vaatii syvällistä teknistä osaamista. Ilman sitä tietoturva ja tehokkuus kärsivät, ja sinun aikasi kuluu vääriin asioihin.

Onko tavallinen Microsoft 365 -paketti riittävän turvallinen?

Ei oletusasetuksilla. Vaikka alusta itsessään on turvallinen, sen suojaus riippuu täysin tehdyistä asetuksista. Ilman ammattilaisen tekemää tietoturvan karkaisua, kuten MFA:n käyttöönottoa ja sähköpostisuojausten virittämistä, ympäristö on altis hyökkäyksille. Pelkkä lisenssi ei takaa turvaa.

Mitä M365-ympäristön optimointi maksaa?

Kustannus riippuu yrityksen koosta, käyttäjien määrästä ja valituista palveluista. Se ei ole kuitenkaan pelkkä kulu. Oikein optimoitu ympäristö säästää rahaa vähentämällä turhia lisenssejä ja pienentämällä kalliin tietomurron riskiä. Se on investointi, joka maksaa itsensä takaisin tehostuneena työnä ja mielenrauhana.